Prenons un exemple concret de mauvaise gestion des licences logicielles au sein d’une entreprise fictive. Dans l’entreprise F, les employés utilisent un nombre de licences dépassant largement le nombre effectivement acheté par cette entreprise. Les conséquences de cette mauvaise gestion sont aussi désastreuses que coûteuses. En effet, sur le plan juridique, une telle négligence expose potentiellement l’entreprise F à des poursuites pour violation de droits d’auteur. Les éditeurs de logiciels ont le pouvoir d’auditer les entreprises pour garantir la conformité de l’utilisation de leurs produits. En cas de non-respect des termes de licence, des litiges juridiques peuvent rapidement s’ensuivre, entraînant des coûts légaux et des dommages financiers considérables. De même, sur le plan financier, la surutilisation de licences non acquises peut entraîner des dépenses non budgétisées significatives. De ce fait, l’entreprise F est susceptible de payer des frais rétroactifs pour les licences manquantes. Ces coûts imprévus peuvent sérieusement compromettre sa stabilité financière, affectant sa rentabilité et sa réputation.

Vous l’aurez compris, avec une gestion optimale de ses licences logicielles, l’entreprise F aurait pu éviter ces conséquences néfastes. Opter pour une approche réfléchie en matière de licences logicielles permettra à votre entreprise de bénéficier d’avantages stratégiques tels que : 

Réduction des coûts liés à votre système informatique

Une gestion efficace des licences logicielles constitue un levier puissant pour la réduction des coûts associés à votre système informatique. En évitant l’acquisition de licences inutilisées, votre entreprise peut réaliser des économies significatives. L’identification précise des besoins en licences, basée sur un recensement des utilisations réelles des logiciels, permet d’optimiser les dépenses liées au système informatique. Cette approche proactive contribue à maximiser la rentabilité de chaque investissement, libérant des ressources financières pour d’autres initiatives stratégiques.

Être en conformité logicielle

La gestion des licences logicielles va au-delà des économies réalisées, elle garantit également une conformité totale avec les accords de licence. Cette conformité est un bouclier protecteur contre les amendes potentielles découlant d’audits de conformité. En respectant scrupuleusement les termes des licences, votre entreprise se prémunit contre les risques juridiques et financiers qui pourraient découler d’une utilisation non autorisée ou non conforme des logiciels. Ce type de gestion écarte les menaces liées à la non-conformité et préserve la réputation de votre entreprise.

Réduction des risques de sécurité

En surveillant de près les licences et en s’assurant que seuls les logiciels autorisés sont utilisés, votre entreprise minimise les risques de sécurité liés aux logiciels non approuvés (ou shadow IT) ou obsolètes. En effet, les logiciels non mis à jour peuvent présenter des failles de sécurité exploitées par des cybercriminels. La gestion des licences logicielles contribue ainsi à renforcer la sécurité de votre entreprise, préservant vos données sensibles et garantissant la continuité de vos activités.