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Optimiser la gouvernance digitale de sa structure

13/12/2023

Par Solyne Charente

L’année s’achève et c’est le moment idéal pour analyser la gouvernance digitale de son organisation. Dans cet article, nous allons explorer les différentes améliorations nécessaires pour optimiser votre système informatique et renforcer votre gouvernance digitale. Prêt.e à simplifier vos processus pour une nouvelle année numérique réussie ? Nos experts vous guident !

1. Évaluation des besoins actuels

Avant d’apporter des changements, il est essentiel de comprendre vos besoins. Identifiez les défaillances dans votre système informatique actuel. En pratique, vous devez recenser les usages de vos bénévoles et salariés afin d’évaluer leur efficacité :

  • Est-ce que les outils en place fluidifient la communication interne ?
  • Les membres de l’organisation accèdent-ils facilement aux informations ?
  • Quels sont les outils qui sont utilisés et quels sont leurs usages ?
  • Les outils vous permettent-ils d’atteindre vos objectifs ?
  • Quels sont les changements primordiaux à opérer ?

Cette évaluation vous guidera vers des solutions ciblées.

2. Vérification de sécurité de vos données sensibles

Il est impératif de prendre en compte plusieurs aspects cruciaux pour la protection des informations sensibles de votre organisation :

  • Pouvez-vous garantir à vos membres et vos bénévoles que leurs données personnelles sont sécurisées ?Assurez-vous que tous les logiciels et systèmes, des serveurs aux applications, sont à jour avec les dernières versions des logiciels et les derniers correctifs de sécurité. Les cybercriminels exploitent souvent des failles informatiques connues sur les versions obsolètes des outils numériques pour accéder aux données. Mettre à jour régulièrement ces moyens numériques permettent de réduire ces risques. Des dispositifs comme l’authentification à deux facteurs pour l’accès aux comptes (exemple : réception d’un SMS pour s’assurer que c’est bien vous qui vous connectez à votre compte), la gestion des droits d’accès pour limiter l’accès aux données critiques, la mise en place d’une Appliance de sécurité permet de prévenir d’éventuelles violations.
  •  Votre politique de traitement des données est-elle en conformité avec le RGPD ?                                     

    Concentrées dans le quotidien de leurs missions, certaines organisations peuvent négliger la nécessité de sécuriser les données, même si elles recueillent un flux d’informations parfois dites sensibles. Beaucoup de logiciels traitent pourtant des données personnelles des adhérents, des bénévoles, des salariés, des bénéficiaires et des donateurs. Il est donc crucial de se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Alliant, questions juridiques et informatiques, traiter efficacement la question du RGPD peut sembler complexe. Il est pourtant impératif de respecter et protéger les données de votre structure aux risques de s’exposer à des amendes très importantes de la CNIL. Pour s’aligner avec les directives du RGPD, les organisations doivent revoir leurs processus et méthodes d’accompagnement afin d’obtenir un consentement éclairé des personnes. Dans cet esprit, la CNIL met à disposition de vos structures un guide afin de rappeler le cadre légal de la protection des données et fournir des repères pour améliorer la gestion de ses données.

3. Plateforme de gestion collaborative

Communiquez-vous avec vos équipes sur des canaux efficaces ? Comment optimisez-vous la gestion de vos projets simultanés ? Une plateforme de gestion collaborative en ligne peut transformer la manière dont votre organisation fonctionne en favorisant une communication fluide et une coordination efficace. Certains outils numériques peuvent simplifier ces aspects de votre gouvernance :

  • Les suites bureautiques collaboratives en ligne permettent à plusieurs utilisateurs de collaborer sur les mêmes documents en temps réel. Cela facilitera la création, la modification et le partage de documents importants tout en évitant la confusion liée à de multiples versions d’un fichier dans vos équipes.
  • Les plateformes dédiées à la gestion de projet facilitent l’organisation des tâches, l’affectation des responsabilités et le suivi de l’avancement des projets. Ces outils offrent une vue d’ensemble, réduisent le risque de chevauchement ou d’oubli et facilite le suivi multi-projets.
  • La mise en place d’une plateforme collaborative centralisée permet des échanges plus fluides entre les membres, bénévoles et salariés. Les forums de discussion, les messageries instantanées et les canaux de communication simplifient l’affectation des tâches, la planification des horaires et la reconnaissance des contributions des bénévoles.

En intégrant ces éléments dans votre gouvernance digitale, vous intégrerez des usages et des outils qui répondent aux besoins de développement de votre organisation.

 

4. Automatisation des processus

Pour permettre à vos bénévoles et salariés de consacrer plus de temps aux missions premières de l’organisation, certaines tâches répétitives et chronophages doivent être automatisées.  Des systèmes d’automatisation peuvent gérer les adhésions, les rappels d’événements, les communications régulières, etc. Cela libérera des personnes pour réaliser des tâches plus valorisantes et plus stratégiques pour votre organisation. Dans cette optique, engagez une réflexion en interrogeant vos bénévoles et salariés sur leurs usages :

  • Quelles tâches absorbent le plus de temps dans leur routine quotidienne ?
  • Y a-t-il des cas de double saisie d’une même information ? Si oui, dans quels contextes ? dans quels outils ? pour quelles finalités ?
  • Est-ce que la validation manuelle de demande d’adhésion, de candidatures ou de dossiers est nécessaire ?

Une fois que vous avez une vue plus claire des tâches à automatiser, il est recommandé de décomposer de manière détaillée les différentes étapes et actions essentielles pour les réaliser. Ensuite, vous pouvez prioriser et hiérarchiser vos initiatives d’automatisation. L’intégration de l’automatisation dans les usages de vos équipes doit être progressive pour faciliter l’adaptation nécessaire des activités de vos bénévoles et employés.

Comment choisir son outil d’automatisation ?

En matière de sélection des outils d’automatisation adéquats, trois critères majeurs doivent influencer votre décision :

  • l’efficacité : l’outil doit être capable de produire des résultats concrets et significatifs qui améliorent la productivité de vos équipes.
  • l’évolutivité : choisissez un outil adaptable, capable d’évoluer en fonction des besoins changeants de vos équipes.
  • la sécurité des données sensibles : les solutions d’automatisation pourraient contenir des informations personnelles, confidentielles, voire stratégiques, la priorité est à la sécurité. Optez pour un outil avec des normes de sécurité élevées et une gestion des risques exemplaire.

5. Dématérialisation des processus

Simplifiez votre gestion de documents papier en dématérialisant les processus de stockage et d’archivage de vos documents avec la gestion en ligne de documents (GED). Un outil de GED simplifie le classement, l’indexation et l’archivage de vos données dématérialisées pour optimiser votre temps de travail. En ce sens, passer au numérique réduit par ailleurs les risques de perte de documents et garantit une traçabilité optimale. Vous n’aurez plus besoin d’armoires, ni de locaux pour stocker vos archives papier. L’archivage numérisé réduira la surface requise de vos locaux et les frais généraux qui y sont liés. Les formulaires en ligne pour les adhésions, les dons en ligne et les retours d’informations rendront les interactions plus rapides et plus efficaces !

6. Formation et sensibilisation

La formation et la sensibilisation sont des étapes cruciales dans le processus d’amélioration de votre gouvernance digitale. Voici comment vous pouvez former et sensibiliser vos équipes :

  • Évaluation des besoins : commencez par évaluer les compétences et les usages actuels de vos bénévoles et salariés en matière de numérique et de gouvernance digitale. Identifiez les lacunes et les domaines dans lesquels une formation serait la plus bénéfique.
  • Formation : organisez des ateliers personnalisés pour enseigner à vos équipes l’utilisation des nouveaux outils et des meilleures pratiques. Ces ateliers doivent être interactifs, se rapprocher de votre quotidien avec des démonstrations pratiques et des sessions de questions-réponses pour renforcer la compréhension.
  • Attitude proactive : encouragez activement vos équipes à adopter les nouvelles technologies en soulignant les avantages et les gains d’efficacité qu’elles apportent. À travers des cas d’utilisation concrets, vous pouvez illustrer comment les nouveaux outils peuvent simplifier leurs tâches.
  • Ressources en ligne : fournissez des ressources en ligne telles que des tutoriels vidéo, des guides écrits et des FAQ pour permettre aux bénévoles et salariés de s’auto-former et de répondre rapidement à leurs interrogations.
  • Suivi continu : après les ateliers, suivre la progression des bénévoles dans l’utilisation des outils est un point à ne pas négliger. Proposez des séances de suivi pour résoudre les problèmes potentiels et développer leurs compétences numériques.

7. Mesurer la performance pour une amélioration continue

Collecter et analyser les données sur l’engagement des adhérents et des bénévoles, les performances des projets, etc. sont autant d’informations nécessaires pour apporter des améliorations continues à votre gouvernance digitale et maximiser l’impact de vos actions et de vos outils. Dans cette optique, vous pouvez :

 

  • définir des indicateurs clés de performance (KPI) liés à votre gouvernance digitale, tels que la participation aux projets, l’utilisation des outils, le temps d’accompagnement des bénéficiaires,  etc. Ces KPI vous aideront à mesurer l’efficacité de vos initiatives numériques en lien avec les projets de votre organisation.
  • mettre en place des processus pour collecter les données pertinentes, comme les interactions sur les plateformes, les retours des membres et les performances des projets. Les sondages, les questionnaires et les outils d’analyse sont d’excellents moyens pour récolter ces informations.
  • analyser les données collectées pour repérer les usages numériques. Ainsi, vous pourrez identifier les usages et outils qui nécessitent des améliorations et trouverez des moyens d’optimiser vos processus en fonction des informations recueillies.
  • utiliser les résultats de l’analyse pour apporter des améliorations continues à votre gouvernance digitale. Adaptez vos stratégies, ajustez les outils et opérer des changements qui maximiseront l’impact de vos actions.

8. Réévaluation du budget IT

C’est un exercice stratégique pour votre gouvernance digitale qui vous permet de mieux piloter votre système informatique et d’en maitriser ces coûts. Vous pouvez réévaluer votre budget de fin d’année en 3 étapes simples :

Faire un audit de vos coûts et usages

Sauf pour les structures nouvellement créées, les dépenses des années précédentes offrent une base utile pour estimer les coûts futurs de votre système informatique. Examiner les dépenses annuelles aide à élaborer votre budget IT et permet d’identifier les dépassements potentiels. Cela peut conduire à réduire les coûts en repérant les éléments hors budget et les dépenses inutiles (par exemple, plusieurs licences pour un logiciel ont été achetées mais ne sont pas utilisées). Vous pourrez ainsi déterminer les applications et logiciels qui doivent être maintenues, remplacées ou désinstallées.

Redéfinir vos objectifs numériques

Le budget IT joue un rôle crucial dans la stratégie de développement de votre organisation et doit être en phase avec les objectifs fixés par la direction générale. Pour les organisations en pleine transformation numérique, il englobe des projets majeurs tels que la migration vers le cloud, le renforcement de la cybersécurité, la gestion des données sensibles et la digitalisation des processus. Les objectifs informatiques doivent s’adapter au niveau de maturité technologique de votre structure, en conciliant simplification des outils et performance.

Optimiser son budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement englobe les dépenses essentielles à la gestion et au maintien opérationnel de votre système informatique. Pour élaborer votre budget de fonctionnement, basez-vous sur celui de l’année précédente (N-1) et ajustez-le en prenant en compte les évolutions prévues suite à votre audit et aux besoins recensés. Cela garantira une stabilité financière tout en répondant aux besoins actuels de votre système informatique.

Retrouvez notre fiche pour optimiser votre gouvernance digitale en 8 étapes :

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Une gouvernance digitale bien exécutée améliore l’efficacité, l’engagement et la transparence au sein de l’organisation. Elle crée un environnement dynamique et connecté qui contribue à la croissance et à la pérennité de l’organisation dans le monde numérique d’aujourd’hui. L’amélioration de la gouvernance digitale de votre structure, vous permettra d’optimiser les processus internes, de faciliter l’accès à l’information et la communication, et de renforcer l’impact de vos actions. Une approche proactive vous préparera également à relever les nouveaux défis numériques.

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